Lauren Romijn

Erfgoed is voor mij alomtegenwoordig en tegelijkertijd soms zo specifiek en tijdgebonden dat het gemakkelijk weer vergeten wordt. De erfgoedprofessional heeft de verantwoordelijkheid om mensen te helpen met het vinden en koesteren van hun eigen erfgoed op hun eigen manier. Empathie en het opbouwen van wederkerige relaties zijn daarvoor onmisbaar.

Fred Wilson, omdat hij met 'Mining the museum' de kracht van beeld en suggestie heeft aangetoond.

Het Vangnetwerk. Een model waarin de relaties van de archiefinstelling centraal staan

Het vangnetwerk is een concept dat ik heb uitgewerkt in mijn scriptie met behulp van interviews en literatuuronderzoek. Het vangnetwerk richt zich op het werk dat gedaan moet worden door de erfgoedprofessional, in dit geval archivarissen, met andere partijen om als een vangnet te dienen voor documentatie en erfgoed. Daarbij sluit het concept aan op de bijzondere eigenschappen van een community waardoor deze gemeenschap niet of niet langer past in de werkomgeving van de bestaande erfgoedinstituten.

Het vangnetwerk benadrukt het belang van een wederkerige relatie tussen erfgoedprofessional, community en andere organisaties. Participatie speelt hierin ook een belangrijke rol, ook binnen de organisatie van archiefinstellingen.

Het vangnetwerk bestaat uit zeven fases die regelmatig overlappen:

Verkennen: de archivaris verkent als een archiefscout de lokale omgeving via het al bestaande netwerk van de archiefinstelling. De archivaris volgt het nieuws, legt contacten en vraagt op digitale platforms naar de actuele, maatschappelijke thema’s.

Thema’s vaststellen: met een acquisitieprofiel, trendanalyses, systeemanalyses en participatiebijeenkomsten kan de archivaris de thema’s vaststellen waarnaar verder onderzoek gedaan wordt.

Identificeren: binnen de geselecteerde thema’s worden sleutelfiguren en archiefvormers geïdentificeerd. De archivaris wint het vertrouwen van sleutelfiguren door het belang van de sleutelfiguren voorop te stellen en als een gesprekspartner op te treden.

Bewustmaken: de archivaris maakt sleutelfiguren bewust van het belang van hun archieven en archiefbeheer. Het bestuur van de archiefinstelling moet ook bewust gemaakt worden van het belang van het vangnetwerk. Zo krijgt de archivaris steun voor zijn activiteiten vanuit het hogere bestuur.

Ondersteunen: de archiefinstelling gaat een relatie aan met sleutelfiguren door het aanbieden van advies, tools en diensten. Er wordt actief ingespeeld op de behoeftes van de archiefvormers. De archiefinstelling verwijst de archiefvormer door naar de kennis, tools en diensten van andere aanbieders als deze beter aansluiten zijn behoeftes.

Verbinden: de archivaris verdiept zijn relaties met sleutelfiguren door opnieuw een gesprekspartner te worden. Sleutelfiguren en archiefvormers worden opgenomen in een correspondentienetwerk. Dit netwerk wordt ingezet om op de hoogte te blijven van actuele, maatschappelijke trends.

Overdragen: de archivaris praat met de archiefvormer over wat er met het particuliere archief gaat gebeuren. Dit kan tot overdracht leiden. De archiefvormer kan het archief ook aan een andere instelling overdragen of zelf houden. In het laatste geval blijft de archivaris advies, tools en services aanbieden.

Internship

In september 2015 begon ik met mijn stage bij het Streekarchief Midden-Holland. Deze stage vormde een belangrijke inspiratiebron gedurende mijn scriptieperiode.

Het Streekarchief Midden-Holland ligt in Gouda en deed samen met drie andere archiefinstellingen mee aan het Archiefatelier Documenteren van de Samenleving. Binnen dit Archief Atelier deden vier studenten, waaronder ikzelf, onderzoek naar het documenteren van de samenleving.

Mijn onderzoek concentreerde zich op Twitter met als belangrijkste vraag welke invloed interactie had op de vormgeving van informatie. Naast literatuuronderzoek heb ik ook interviews afgenomen, een twittinar georganiseerd en gediscussieerd met de andere archief atelier deelnemers. Mijn belangrijkste conclusies beschrijf ik hier onder in het kort.

Onze samenleving verschuift steeds meer naar een participerend lokaal bestuur waarin publieke waarden van onderop worden gerealiseerd, op eigen initiatief, vaak buiten beeld van de gemeente en al helemaal niet gestuurd door de gemeente. Deze burgerinitiatieven maken gebruik van informele informatiestromen via sociale media om hun doelen te realiseren. Deze informatiestromen verspreiden zich, raken vervlochten met elkaar of houden op te bestaan. De ordening van informatie verandert hierdoor steeds opnieuw. Het participerend lokaal bestuur stelt daarom andere eisen aan het archiefbeheer. Zo is er behoefte aan een goed en voor anderen bruikbaar platform waarop de verschillende gemeenschappen zelf kunnen archiveren. Archiefinstellingen komen zo voor een fundamentele keuze te staan tussen het inspelen op deze eisen en het ontsluiten van analoge archieven.

Daarnaast zal de archivaris zich moeten gaan richten op vier taken:

• custody, het als vangnet fungeren voor relevante archieven die anders verloren gaan.
• facilitate, het faciliteren van archiefvormers in het archiveren van hun eigen archieven.
• tools, het ontwikkelen en beschikbaar stellen van tools voor archivering.
• raise awareness, het creëren van bewustzijn bij archiefvormers van het belang van het behoud van archieven.

Deze conclusies heb ik vastgelegd in een adviesrapport voor het Streekarchief Midden-Holland. Dit advies is vervolgens verwerkt in mijn artikel Casus Pauzelandschap Potterspoort: wat kan een archivaris met Twitter? Dit artikel kunt u vinden in het Schetsboek Documenteren van de Samenleving, gepubliceerd door de Stichting Archiefpublicaties.